Guide d’utilisation — Gestion Commerciale

1. Parcours express recommandé

Pour une première découverte, faites ces actions dans l’ordre. Les cases sont mémorisées uniquement dans votre navigateur.

0 étape terminée

Conseil : gardez le guide dans cet onglet et ouvrez le logiciel dans un autre onglet. Le compteur de 60 minutes continue normalement.

2. Connexion et profils de test

AdministrateurLogin : demoMot de passe : demo123Accès : tous les points de vente.

CaissierLogin : caisseMot de passe : demo123Point de vente : MAGASIN CENTRAL.

VendeurLogin : vendeurMot de passe : demo123Point de vente : DEPOT NORD.

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Cliquez sur Utiliser ce profil : le login et le mot de passe sont préremplis.

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Cliquez sur Se connecter. Pour le premier test, choisissez Administrateur.

Données de démonstration uniquement. N’entrez aucune donnée réelle, confidentielle ou personnelle.

3. Comprendre le Tableau de bord

Le Dashboard résume l’activité selon la période et le point de vente sélectionnés : ventes, bénéfice estimé, encaissements, espèces, créances et dettes fournisseurs.

Au début de la session

Les opérations commerciales sont remises à zéro. Les articles et stocks exemples restent disponibles afin de pouvoir tester immédiatement.

Après une opération

Une vente, un règlement ou un achat met à jour les indicateurs correspondants. Utilisez les filtres Du / Au et Point de vente pour contrôler la période affichée.

Tableau de bord au début d'une session — Exemple : nouvelle session avec activité commerciale à zéro.

4. Faire une vente

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Ouvrez Vente. Choisissez le point de vente si votre profil le permet.

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Dans la ligne article, recherchez par exemple Biscuit Snack, puis choisissez un conditionnement : Carton, Paquet ou Pièce.

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Saisissez la quantité. Le logiciel vérifie automatiquement la quantité réellement vendable.

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Client : facultatif pour une vente payée comptant, recommandé pour une vente à crédit. Vous pouvez aussi saisir une remise.

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Indiquez le Montant encaissé et le Type de paiement : Espèce, Mvola, Orange Money, Airtel Money, carte, virement, chèque ou Crédit.

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Cliquez sur Valider ou Valider et imprimer. Le stock et le Dashboard sont mis à jour.

Raccourci : le bouton + Ajouter un autre article permet une vente multi-articles. Le raccourci clavier + est également prévu dans cette page.

Tableau de bord après une vente — Exemple : les indicateurs changent après l’enregistrement d’une vente.

5. Très important : différence entre « Stock » et « Dispo »

Affichage	Signification
Stock	Quantité physique directement présente dans ce conditionnement.
Dispo	Quantité réellement vendable, en tenant compte du déconditionnement automatique des unités supérieures.

Exemple de la démo, DEPOT NORD : Biscuit Snack possède au départ 3 Cartons, 2 Paquets et 12 Pièces. La conversion est 1 Carton = 10 Paquets et 1 Paquet = 6 Pièces.

Paquet

Stock : 2 · Dispo : 32

2 paquets physiques + 3 cartons × 10.

Pièce

Stock : 12 · Dispo : 204

12 pièces + 2×6 + 3×10×6.

Ce qu’il faut tester : une petite unité peut rester vendable même si son Stock direct arrive à 0, tant qu’un conditionnement parent peut être ouvert. Le logiciel déconditionne automatiquement la quantité minimale nécessaire.

6. Historique des ventes

Après votre vente, ouvrez Historique vente. Vous devez retrouver le numéro de vente, la date, le magasin, le client éventuel, le total, le paiement et le reste à payer.

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Repérez la vente que vous venez de créer.

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Ouvrez son détail pour vérifier les lignes d’articles et les quantités.

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Si vous testez une impression, utilisez les fonctions A4 / Ticket / PDF disponibles selon l’écran.

7. Articles : simple ou multi-unités

La page Articles permet de consulter les articles existants et, selon les droits, d’en créer ou modifier.

Article avec une seule unité

Renseignez le nom, le seuil d’alerte, le prix d’achat, le prix de vente, l’unité et éventuellement le stock initial par point de vente.

Article avec plusieurs unités

Utilisez par exemple Carton → Paquet → Pièce. Pour chaque unité, le logiciel gère l’ordre, le parent, la quantité dans le parent, le prix d’achat et le prix de vente.

Exemple : si 1 Paquet contient 6 Pièces, la ligne « Pièce » a pour Parent = Paquet et Qté dans parent = 6. Le stock initial doit être saisi uniquement dans le conditionnement où le stock existe réellement.

8. Stock physique

La page Stock affiche les quantités physiques par article, conditionnement et point de vente. Elle ne doit pas être confondue avec la quantité « Dispo » calculée dans la Vente.

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Filtrez par point de vente et par état du stock.

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Vérifiez la ligne de l’article vendu. Le stock physique doit refléter la vente et, si nécessaire, le déconditionnement automatique.

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Les exports Excel, Word et PDF permettent de tester la restitution de la liste affichée.

Une correction manuelle de stock représente une opération réelle dans le logiciel : elle est historisée comme mouvement de stock.

9. Mouvements de stock

Cette page permet de tester les opérations qui ne sont pas une vente ou un achat classique.

Déconditionnement manuel

Choisissez le point de vente, la quantité source, le conditionnement à ouvrir et la destination générée.

Transfert

Transférez un conditionnement d’un point de vente source vers un autre point de vente.

Sortie sans vente

Exemple : casse, avarie, perte ou régularisation.

Entrée sans achat

Exemple : stock retrouvé ou régularisation d’inventaire.

La partie historique permet ensuite de filtrer les mouvements par type, période, article et utilisateur.

10. Tester une créance client

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Dans Vente, indiquez un nom de client puis choisissez le mode Crédit ou encaissez un montant inférieur au total.

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Validez la vente puis ouvrez Créances. La vente doit apparaître avec son reste à payer.

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Cliquez sur Enregistrer paiement, saisissez un règlement, puis revenez au Dashboard / Rapports.

Le logiciel conserve la différence entre le total de la vente, ce qui a déjà été payé et le reste à payer.

11. Achats fournisseurs et dettes

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Ouvrez Achats. Le nom du fournisseur est facultatif. Choisissez le point de vente.

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Choisissez un article / conditionnement, puis indiquez Prix achat, éventuellement Prix vente, et la quantité.

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Renseignez le montant payé et le mode de paiement. Si le montant payé est inférieur au total, une dette fournisseur reste à payer.

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Cliquez sur Enregistrer l’achat. Vérifiez ensuite le stock, l’historique achat et le suivi des dettes fournisseurs.

Prix de vente pendant un achat : il met à jour le prix de vente du conditionnement acheté pour les ventes futures. Pour un article multi-unités, les autres conditionnements ne sont pas automatiquement modifiés.

12. Rapports

La page Rapports regroupe les résultats de la période : encaissements, espèces, créances, dettes fournisseurs et détail des paiements.

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Choisissez la période Du / Au.

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Avec le profil Admin, filtrez sur un point de vente précis ou sur tous les points de vente.

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Testez Exporter / Imprimer PDF si vous souhaitez voir la restitution imprimable.

13. Changer de profil sans perdre votre test

Cliquez sur Changer de profil dans le bandeau supérieur. Vous revenez à la connexion, mais vous restez dans le même espace de démonstration.

Le compteur ne repart pas à 60 minutes et les ventes / achats que vous avez déjà créés restent présents. Cela permet de comparer facilement les droits Admin, Caissier et Vendeur.

14. Fonctions Administrateur

Le menu Admin permet notamment de consulter les dettes fournisseurs, utilisateurs, conditionnements, points de vente, modèles de factures/tickets, sécurité, optimisation, contrôle des anomalies et sauvegarde.

Dans la démo publique, certains réglages sensibles sont volontairement en lecture seule afin de protéger l’environnement de démonstration. Le logiciel client complet n’est pas limité de la même manière.

15. Terminer correctement la démonstration

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Cliquez sur Terminer la démo.

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Votre espace est restauré : les ventes, achats et mouvements créés pendant votre test sont supprimés.

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Les articles et stocks exemples reviennent à leur état initial et l’espace est libéré pour un autre visiteur.

Fin de démonstration et espace libéré — Après « Terminer la démo », l’espace redevient disponible.

16. FAQ rapide

Je vois Stock = 0 mais Dispo est supérieur à 0. Est-ce normal ?

Oui. Le conditionnement peut être vendu grâce au déconditionnement automatique d’une unité supérieure.

Pourquoi mes données disparaissent-elles après la session ?

C’est volontaire : chaque espace est temporaire et restauré après la démonstration.

Le changement de profil efface-t-il mes ventes ?

Non. « Changer de profil » conserve la même session. Seul « Terminer la démo » clôture l’espace et lance sa restauration.

Pourquoi certaines pages Admin sont-elles verrouillées ?

Pour éviter qu’un visiteur modifie les réglages techniques de la démo publique. Les fonctions opérationnelles restent testables.

Je veux simplement voir le fonctionnement principal. Que tester ?

Dashboard → Vente → Historique vente → Stock → Créances → Achats → Rapports → Changer de profil. C’est le meilleur parcours court.

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